Hallo zusammen,
heute haben wir sehr unerwartet traurige Nachrichten zur geplanten Veranstaltung im November 2025 für euch. Leider müssen wir trotz der sehr positiven Ticketverkaufsentwicklung die Veranstaltung absagen.
Hierzu erhaltet ihr wie immer die volle Transparenz über das was geplant war und wie es inhaltlich abgelaufen ist:
- Bereits seit ca. 1,5 Jahren sind wir in Abstimmung mit der Hallenverwaltung, waren vor Ort - haben mit allen Beteiligten viele Eventualitäten und Notwendigkeiten besprochen und sind so bis zu dem Punkt gekommen an dem wir als Team Ende 2024 entschieden haben, diese Veranstaltung umsetzen zu können und zu wollen.
- Aufgrund des offensichtlichen finanziellen Risikos für unsere Veranstaltung aber letztlich auch den gesamten Computer Club Südhessen e.V. (das in letzter Instanz existenzgefährdend sein könnte) haben wir -gemeinsam in Abstimmung mit der Halle- beschlossen, die Anmeldung sowie den Ticketverkauf auf eigenes Risiko vor der finalen Vertragsunterzeichnung der Halle zu starten. Vorab: wir sprechen hier von einem Zeitraum von nur maximal 2 Wochen. Es war absehbar und mit nur wenig Risiko behaftet, dass die Veranstaltung trotz gutem Zuspruch nicht hätte stattfinden können.
- Die vorzeitige Unterzeichnung des Vertrages (vor Mitte Januar) war nicht möglich, da uns besondere Konditionen zugesagt wurden und wir deshalb bis zu diesem Termin als 2.Option gesetzt waren. Mit der Unterzeichnung Mitte Januar hätten wir jedoch vertraglich auch 80% der Vertragssumme zahlen müssen - daher haben wir diese Übergangszeit zwischen Anmeldung und Vertragsunterzeichnung so eng wie möglich, aber so weit wie notwendig gewählt.
- Kurz nach der Eröffnung der Anmeldung wurde uns seitens der Halle mitgeteilt, dass der Interessent aus 1.Option sich den Vertrag zur Unterzeichnung hat zusenden lassen - und er nun 2 Wochen dafür Zeit hat diesen zurück zu senden. Eine Zeit des Bangens hatte begonnen - da doch alles auf einmal sehr spontan dazwischen kam, mit dem niemand Anfang des Jahres - noch in der Urlaubszeit - gerechnet hatte.
- Heute morgen, direkt nach Verstreichen der Frist, haben wir nochmal angerufen um final zu klären ob der andere Interessent seinen Vertrag unterzeichnet hat. Daraufhin haben wir die Rückmeldung erhalten, dass der "Termin für Ihre Veranstaltung nicht mehr zur Verfügung steht".
Somit steht die Location für die Veranstaltung im November 2025 leider nicht mehr zur Verfügung. Bitte gebt uns einige Tage Zeit um die entstandenen Ticketkäufe, Buchungen und Überweisungen (Paypal sowie SEPA) zu sichten und systematisch zu stornieren. Wir informieren euch nochmals wenn das Procedere hierzu aus unserer Sicht vollständig abgeschlossen wurde.
Für die BieberLAN 49 im Herbst 2025 könnt ihr euch das Datum am verlängerten Wochenende vom 3.-5.Oktober 2025 in eure Kalender eintragen. Dann wieder in der altbekannten Kulturhalle Rödermark und unter den bekannten Bedingungen. Die Anmeldung hierfür wird aller Voraussicht nach wie gewohnt nach der BL48 im April starten.
Wir schauen nun auf 2026 und hoffen, euch nächstes Jahr eine neue Perspektive hinsichtlich einer neuen Location bieten zu können.
Außerdem möchten wir uns an der Stelle bei allen erkenntlich zeigen, die uns so viele Monate vorher ihr Vertrauen in Form eines gekauften Tickets haben zukommen lassen - und bieten den Accounts mit einem Ticket für Wiesbaden einen priorisierten Ticketkauf zur LAN im Oktober an. Bitte lasst uns dazu eine kurze Mail mit der Menge und den gewünschten Ticketkategorien zukommen. Da bekanntlich das Luxussegment stark überbucht sein wird können wir euch jedoch keinen sicheren Platz auf diesen Plätzen garantieren.
Nähere Infos dazu dann gerne per Mail oder wieder spätestens im April.
Liebe Grüße
euer BieberLAN-Team