Hallo zusammen,
neben der kommenden, bereits lange ausverkauften BieberLAN 48 im April 2025 haben wir erstmals bereits die darauffolgende Veranstaltung parallel auf der Website sichtbar gemacht.
Seit bereits über einem Jahr arbeiten wir intern an Verbesserungen sowie der Lösung für verschiedene Herausforderungen die sowohl uns als auch viele von euch als unsere Gäste auf den letzten Veranstaltungen umgetrieben haben.Wir haben viele Optionen eruiert und über etliche Varianten nachgedacht. Nun ist es an der Zeit euch die Eckpunkte und Besonderheiten der für Ende 2025 geplanten BieberLAN Zusammenzufassen. Für die interessierten Leser findet sich eine detaillierte Darstellung sowie Begründung wie immer vollständig transparent auch im Detail weiter unten.
Die BieberLAN 49 werden wir als Team-Projekt vom 14.-16.November 2025 in einer neuen Location stattfinden lassen: Dem Rhein-Main Kongresszentrum im Herzen Wiesbadens. Das RMCC wurde 2018 neu gebaut und ermöglicht es uns, euch eine Zukunftsperspektive für den inhaltlichen Ausbau der BieberLAN-Veranstaltungen zu bieten. Damit ist nicht nur die reine Größe der Halle, sondern vielmehr die vielen Umsetzungsmöglichkeiten vor Ort - gepaart mit dem modernen Stil des Gebäudes - gemeint.
Hier ein Ausschnitt der Vorteile, die uns diese Location bietet:
- Luxusplätze (120cm Breite) für Alle als Standard
- Mehr Freiraum für Side-Events
- Glasfaser Internetanschluss, der für die Zukunft keine Bedürfnisse offen lässt
- Genügend Sitzplätze - auch für die, die zuletzt keine mehr ergattern konnten
- Platz für alle Teilnehmer im separaten / teilbaren Schlafsaal mit gemütlichem Parkettboden
-> Alternativ: Etliche Hotels im direkten Umkreis, welche ihr zu einem späteren Zeitpunkt auch über uns buchen könnt - Ein Parkhaus mit ~800 Parkplätzen direkt unter der Halle
- Eine zentral gelegene, sehr moderne und schöne Eventlocation
Wer vorab einen Einblick in die Halle als Ganzes, sowie die beiden Räume (Spielbereich: "Halle Süd", Schlafbereich: "Terrassensaal") werfen möchte, kann sich durch die virtuelle Tour durch die Halle klicken.
Zu den Fakten der BieberLAN 49. Ihr erhaltet Hintergrundinformationen zu den einzelnen Punkten weiter unten:
- Datum: 14.-16.November 2025
- bis zu 516/732/834 Teilnehmer (der Sitzplan wird sukzessive nach der Beendigung der BL48 freigeschaltet um uns allen die beste Atmosphäre zu garantieren)
- Einführung eines zusätzlichen Sitzplatzkonzeptes: Clan-Areale: Diese sind vorab als separates Ticket buchbar - die finale Ausgestaltung der Areal-Größe erfolgt im Nachgang individuell nach dem Bedarf des jeweiligen Teams. Vorschläge für die Form der Clan-Areale findet ihr am linken und rechten Rand der Halle auf dem Sitzplan.
- Internetanschluss (kann abhängig von der Teilnehmerzahl variieren) voraussichtlich 5 Gigabit
- Start des Ticket-Vorverkaufs: ab 12.Januar 2025 - 18:00 Uhr
- Start der Sitzplatzwahl für Clans ab 5 Personen: ab 20.April 2025 - 18:00 Uhr
- Start der Sitzplatzwahl für Alle: ab 27.April 2025 - 18:00 Uhr
- BieberLAN-spezifische Features (Cateringkonzept, Lieferservice, Side-Events, ...)
- Preis für die ersten 432 Luxustickets im early bird: 99 € - danach 119 € pro Stück (Inkl. Mehrwertsteuer)
- Preis für die ersten 52 Clanarea-Tickets im early bird: 110 € - danach 130 € pro Stück (Inkl. Mehrwertsteuer)
- Supporterticket (Small): 169€ (beinhaltet neben dem Luxusplatz eine personalisierte, hochwertige BieberLAN-Tasse)
- Supporterticket (Medium): 229€ (beinhaltet neben dem Luxusplatz (jeweils individualisiert) ein Veranstaltungs T-Shirt sowie eine BieberLAN-Tasse)
- Supporterticket (Large): 349€ (beinhaltet neben dem Luxusplatz -jeweils individualisiert- einen BieberLAN-Saunamantel, ein Badetuch, Badelatschen, ein Veranstaltungs T-Shirt sowie eine BieberLAN-Tasse)
Nun folgt einiger Text, um euch unsere Intentionen, Wünsche, aber auch Bedenken zu diesem großen Schritt so gut es geht näher bringen zu können.
Wieso findet die BieberLAN 49 nicht wieder in Rödermark statt?
Für uns waren mehrere Faktoren essentiell für die Entscheidung eines Locationwechsels.
- Kein Platz #1: Da uns bereits vor Corona die Nutzung der Sporthalle zum nächtigen verwehrt wurde, wurden zuletzt ALLE verfügbaren Räume in der Halle zum Schlafen genutzt - was sehr aufwändig, störend und vor allem trotzdem nicht ausreichend ist.
- Kein Platz #2: Wir freuen uns sehr über die steigende Beliebtheit unserer Veranstaltung - aber die Tatsache, dass etliche überhaupt kein Ticket bekommen konnten führte schon jetzt zu Problemen und wird in Zukunft nur zu mehr Missmut seitens der Teilnehmer, aber auch innerhalb der Organisation führen
- Kein Platz #3: Wir haben so viele Ideen, was wir euch gerne in Zukunft noch bieten möchten - die Halle gibt uns diese Möglichkeiten aber bei weitem nicht. Zuletzt mussten neue Features wie das Minigolf beispielsweise in der Tiefgarage umgesetzt werden.
- Kein Platz #4: Für uns ist sowohl die Küche als auch der Bar- & Thekenbereich für ein angenehmes Arbeiten zu klein und bietet zu wenige Möglichkeiten Abläufe zu optimieren
- Deutlich zu wenige Luxusplätze
- Limitationen in der allgemeinen Hallennutzung / Auflagen
Wie kam es zur Entscheidung, dass RMCC als Location zu nutzen?
Tatsächlich haben wir beinahe 30 verschiedene Hallen im Großraum Rhein-Main auf sinnvolle Nutzbarkeit geprüft - die Meisten davon fielen leider aufgrund der Größe, der Raumverteilung oder der fehlenden Genehmigung für Rund-um-die-Uhr-Events sehr schnell aus der Auswahl. Zuletzt zählt für uns aber neben den harten Fakten auch die Atmosphäre, die Erreichbarkeit und die technischen Parameter vor Ort - denn heute sind wir aus dem Alter raus, eine BieberLAN in z.B. einer Sporthalle stattfinden zu lassen.
Unter den "großen, tauglichen" Eventlocations war das RMCC dann auch preislich noch passend - wenn auch in keiner Weise vergleichbar mit Bürgerhäusern wie der Kulturhalle in Rödermark.
Wieso ist der Ticketpreis so stark angezogen worden, musste das sein?
Leider ist die Antwort hierzu ein deutliches "Ja". Denn das Problem was wir vorgefunden haben ist, dass eine Location wie die Kulturhalle als eine lokale "Stadthalle" stets seitens der Gemeinde stark subventioniert wird. Dadurch erhalten wir u.a. Vereinsrabatte und insgesamt sehr gute Konditionen für eine Veranstaltung unserer Größenordnung und Dauer. Allerdings sind alle Hallen, welche einen größeren Teilnehmerkreis für eine BieberLAN bieten können, nicht mehr in der Kategorie Stadthalle / Bürgerhaus zu finden - sondern im Bereich der großen Eventhäuser, Messen oder eben Kongresszentren. Dort existiert eine deutlich andere Preispolitik - dafür erhalten wir allerdings auch alles was man sich von einer guten Location erhoffen kann.
Insgesamt sind die Preise daher durchweg deutlich höher in nahezu allen Bereichen. Es ist uns absolut nicht leicht gefallen die Entscheidung für ein so großes Projekt und den damit zusammenhängenden hohen Risiken zu treffen - die am Ende auch für uns als ehrenamtlich agierenden Verein existenzgefährdent werden könnten.
Geht bei einem Event dieser Größe nicht die BieberLAN-Stimmung verloren?
Wir glauben fest daran, dass die einmalige familiäre Atmosphäre auf unseren Veranstaltungen aus zwei wesentlichen Komponenten bestehen: Dem freundlichen, hilfsbereiten und respektvollen Zusammenspiel zwischen euch als Gästen und unserem Team als Organisation - sowie der Tatsache das wir in den vielen kleinen und großen Details vor Ort eine für uns alle schöne Umgebung für ein möglichst perfektes Wochenende schaffen werden. In einer größeren Halle wollen wir diese Atmosphäre beibehalten und haben viele Ideen: Zum Beispiel werden wir die Halle in verschiedene Bereiche visuell aufteilen und mit dezenten Raumtrennern arbeiten, sodass man nicht direkt das Gefühl einer derart großen Veranstaltung hat. Wie weit der Umfang dieser Ideen gehen kann, wird die Menge an verkauften Tickets entscheiden - denn in dieser Location ist der finanzielle Druck auf unseren Verein um ein vielfaches höher als in den bisherigen Hallen.
Wie sieht das Catering vor Ort aus?
Als eine wesentliche Komponente der BieberLAN-Veranstaltungen steht das Catering für uns im Mittelpunkt - hier haben wir nach intensiven Verhandlungen eine - wenn auch kostspielige - Einigung mit dem Lizenznehmer des Caterings errungen. Das bedeutet ihr bekommt wieder zu 100% das bekannte BieberLAN-Catering - Lieferdienst, Foodtrucks, Snacks, Bar und Meter vom BieberLAN-Team.
Leider müssen wir auch hier aufgrund der hohen Kosten für ein eigenständiges und unabhängiges Catering eine deutliche Preiserhöhung für Getränke und eventuell auch minimal beim Essen in Kauf nehmen. Dafür könnt ihr allerdings sicher sein, dass ihr die gewohnte BieberLAN-Qualität sowie den Service bekommt.
Wird die Veranstaltung jetzt immer im RMCC stattfinden?
Das steht zum heutigen Tag nicht fest - wir sehen das aktuell als einen Versuch für uns, aber auch für euch - und hoffen dieses Event mit eurem Support erfolgreich durchführen zu können.
Alles in allem war auch für unser Team die Entscheidungsfindung aufgrund der intensiven Preisdiskussion keine leichte - wir sehen diese Veranstaltung aber als einen wichtigen Test für eine mögliche Weiterentwicklung der BieberLAN-Serie und hoffen, dass ihr unsere Beweggründe mit einem möglichst frühzeitigen Ticketkauf nachvollziehen und unterstützen werdet. Dieser startet ab dem 12.Januar 2025 - 18:00 Uhr über den Shop auf unserer Seite.
Über eure individuellen Wünsche, Bedenken oder auch eure Vorfreude freuen wir uns in Form von Newskommentaren oder im Forum sehr.
Beste Grüße
euer BieberLAN-Team