Hallo zusammen,
für die Anmeldephase der BieberLAN 42 (4.-6. Oktober 2019) musstet ihr diesmal einige Wochen warten - Danke für eure Geduld - Hintergrund sind letzte notwendige Klärungen mit der Kulturhalle in Rödermark / Ober-Roden. Die Wartezeit hat bald ein Ende! Sie startet für alle Teilnehmergruppen am 21. April ab 18:00 Uhr.
Wichtige Information zum Ablauf der Anmeldung zur BL42 - Bitte unbedingt lesen und beachten!
Aufgrund einiger historischer Ereignisse, Missverständnisse und Probleme während und nach der Sitzplatzvergabe zu den Veranstaltungen möchten wir diesmal eine neue Vorgehensweise für ALLE Teilnehmer der BieberLAN umsetzen. Wir werden gemeinsam Erfahrungen sammeln, ob dieses Vorgehen auch für zukünftige Veranstaltungen sinnvoll sein wird oder nicht. Wir bitten um euer Verständnis, den Prozess so fair wie möglich für alle zu gestalten.
- Es wird zur BieberLAN 42 keine gesonderte Anmeldung für Teams oder Mitglieder geben (die pauschale Buchung von Plätzen für Teams entfällt komplett)
- Jeder ist über sein Benutzerkonto selbst dafür verantwortlich, ob er angemeldet ist und sein Ticket bezahlt hat.
- Es gilt "first come, first serve"
- Gruppenbezahlungen sind zwar weiterhin möglich, werden aber erst ab Sonntag, 18:00 Uhr nach Eingang der jeweiligen Mail bearbeitet (auch die Mail nicht vorher verschicken! Diese wird direkt abgewiesen). Die Bearbeitung der Mail kann zeitlich verzögert stattfinden und bildet keinerlei Anspruch auf die gewünschten Tickets. Wir empfehlen daher auf Gruppenüberweisungen, soweit möglich, zu verzichten und die Benutzer einzeln anzumelden und über die Webseite automatisiert zu bezahlen.
- Die Benutzer-IDs der Gruppenzahlungen müssen vollständig bekannt und korrekt sein - ebenso die Kategorie, die gebucht werden soll (Gigabit oder Luxus)
--> Sollte eine Kategorie für Gruppenüberweisungen nicht ausreichend Plätze zur Verfügung haben, so werden nur die Tickets gebucht die verfügbar sind - ausgenommen es sind explizite Informationen in der Mail vorhanden wie damit umzugehen ist (ggf. Umbuchen auf andere Kategorie)
- In der ersten Phase der Anmeldung, die durchaus einige Wochen dauern kann, werden lediglich Tickets für die LAN verkauft - keine konkreten Sitzplätze. Die Sitzplatzverteilung erfolgt nach Zuweisung der meisten bzw. aller Tickets für Gruppen via Mail (wie bisher auch schon) - und für Einzelplätze im Nachgang über die Webseite.
- Nach Zuweisung der Sitzplätze funktioniert die Vergabe der restlichen Tickets und Sitzplätze (soweit verfügbar) wie bisher auch, rein über die Webseite.
- Der Sitzplan wird rechtzeitig vor Beginn der Anmeldephase online sein
Wir wissen, dass sich das Vorgehen erst einmal merkwürdig und ggf. kompliziert anfühlt. Gehen aber selbst davon aus, dass sich dadurch die Anmeldephase in den ersten Stunden stark entspannen wird. Dadurch, dass jeder User sich selbst anmelden muss bleibt für alle anderen mehr Zeit, sich Tickets zu sichern. Die Sitzplätze werden im Nachgang gemeinsam in Abstimmung vergeben, sodass nach Möglichkeit alle zufrieden sind und Teams beisammen sitzen. Sollte dies nicht so sein, besteht selbstverständlich jederzeit die Möglichkeit die Tickets wieder zurück zu geben.
Wichtige Information zur Veränderung bei den Übernachtungsmöglichkeiten in der Kulturhalle:
Leider wurde es uns aus brandschutztechnischem Hintergrund diesmal verboten, die an die Kulturhalle angrenzende Mehrzweckhalle als Übernachtungsort für die Teilnehmer zu buchen. Das bringt uns dazu Alternativen vor Ort zu erruieren, um die Veranstaltung dennoch in der sonst sehr gut geeigneten Location stattfinden lassen zu können. Da wir mit der Klärung der Details zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht vollständig durch sind, wurde die Teilnehmerzahl zur BL42 von 370 auf vorerst 300 limitiert. Diese Zahl wird sich nach der Klärung voraussichtlich wieder erhöhen.
Das neue Übernachtungskonzept vor Ort sieht vor verschiedene Räume in der Halle zu nutzen. Diese reichen von kleineren Nebenräumen bis zu zwei größeren Säalen. Zudem werden wir (in begrenztem Umfang) Möglichkeiten schaffen, vor der Halle zu Zelten / Campen - sowie Kontingente im nahegelegenen Hotel zu vergünstigten Preisen zu beziehen. Insgesamt ist die zur Verfügung stehende Fläche allerdings begrenzt - sodass wir euch Bitten auf Schlafunterlagen mit großem Flächenbedarf zu verzichten (z.B. Doppelmatraze alleine zu nutzen).
Es ergeben sich allerdings auch Vorteile vom neuen Konzept:
- Durch die Verteilung der Gäste auf mehrere Räume nimmt die Gesamtlautstärke im Raum voraussichtlich deutlich ab
- Wir versuchen - wo möglich - größere Clans gemeinsam und separat in einem Raum unterzubringen
- Es werden neue Möglichkeiten für Interessierte geschaffen (Camping, Hotel, ...) Informationen & Buchungsmöglichkeiten hierzu folgen im Nachgang
Besten Dank für euer Verständnis!
Viele Grüße
Das BieberLAN-Team
